Assistant Délégation Régionale H/F

La Délégation Régionale Hauts de France recrute un(e) Assistant(e) de Délégation Régionale, véritable fonction clé du service, en charge d’assurer le bon fonctionnement de son activité et sa gestion administrative et logistique.

Missions principales

Sous la responsabilité du Délégué Régional, l'Assistant(e) contribue au fonctionnement de l’activité de la Délégation à travers les activités principales suivantes :

• Assurer la gestion courante de la Délégation

  • Réaliser les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la Délégation

  • Contribuer à la gestion des budgets de fonctionnement de la Délégation

  • Assurer la gestion des approvisionnements de la Délégation en matériels et fournitures et traiter le suivi, en lien avec les moyens généraux et services informatiques

  • Organiser la gestion des véhicules de service (5 à date) : planning de réservation, suivi de l'entretien, coordination avec les moyens généraux d'Atlas

  • Accueillir les visiteurs et techniciens dans la Délégation

  • Gérer le courrier de la Délégation

  • S’assurer de l'archivage et du classement numérique ou papier des documents
    

• Intervenir en appui du Délégué Régional sur l’administration du personnel

  • Assurer le suivi administratif des collaborateurs (congés, absences, notes de frais, visites médicales…) 

  • Contribuer à l'organisation de moments de cohésion de l’équipe

  • Suivre et coordonner la bonne réalisation des actions de formation pour les collaborateurs de la Délégation

  • Assurer la gestion logistique de l’arrivée des nouveaux collaborateurs et participer à leurs parcours d’intégration
    

• Contribuer au déploiement des projets et opérations de la Délégation

  • Réaliser le reporting lié à l’activité de la Délégation : tableaux de bord, consolidation de données de pilotage, suivi budgétaire… 

  • Assurer la gestion de la messagerie électronique de la Délégation et des sollicitations des entreprises clientes rattachées à la Délégation

  • Réaliser les bons de commande, les fiches de liaisons et la relation OF concernant les POEC

  • Contribuer à l’organisation des webinaires et à la qualification des entreprises sur le CRM

  • Coordonner et/ou participer à la mise en place d’évènements internes et/ou externes, en appui des équipes

  • Procéder, en étroite relation avec les services de la collecte, aux enregistrement des Versements Volontaires
    

• Assurer l’interface logistique et administrative avec les membres des instances paritaires relevant du périmètre de la Délégation 

  • Organiser et préparer les réunions paritaires, et en assurer le suivi (3 par an à date)

  • Participer aux réunions des instances paritaires, le cas échéant. 

  • Rédiger les comptes rendus des réunions paritaires et en assurer la diffusion.

Issu(e) d’une formation supérieure de niveau Bac+2 minimum, vous justifiez idéalement d’une expérience confirmée d’au moins trois ans dans un poste d’assistanat de service.

Doté(e) d’excellentes qualités relationnelles et d’un solide sens de l’organisation, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre discrétion professionnelle et votre sens du service. Vous aimez contribuer à la fluidité et à l’efficacité d’une équipe en faisant preuve d’analyse, de réactivité et d’autonomie.

Une bonne connaissance des enjeux et des acteurs du secteur de l’emploi, de la formation professionnelle et/ou du paritarisme serait un atout apprécié pour ce poste.

Enfin, vous maîtrisez les outils informatiques et possédez de réelles aptitudes rédactionnelles.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.